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ビジネスメール・手紙の基本的なフォーマット

形式が決まっているので実はカンタン

今回は、ビジネスレターのフォーマットを覚えましょう。

かなり形が決まっているので、実は結構簡単だったりします

1. レターヘッド:発信元の情報を明記します。
 一般的にレターヘッドのみ、センター(中央寄せ)で記載します。
 内容としては,社名・住所・電話番号・Fax番号を記入します。
 複数枚のレターとなる場合、2枚ページ以降のレターヘッド不要です。

2.日付:日付の無いレターは、無効となりますので、ご注意ください。
 米国式:April 15, 2011 または、4/15/11 (月・日・年)
 英国式:15 April 2011 または、 15/4/11 (日・月・年)

3.宛先:宛先は、任意ですが、誰に送ったのかを記録として残しておきましょう。

4.敬辞:初めの言葉となります。
     米国式は最後にコロン(:)、英国式はコンマ(,)をつけます。
 米国式:Dear Mr. Yamada:
英国式:Dear Ms. Sato,

5.件名:相手にわかりやすい、レターの目的がわかる件名を書きましょう。
大文字、ボールド、アンダーラインなど目立つようにすると良いでしょう。

6.本文

7.結辞(結びの言葉):下記の5文例が一般的です。
 Yours truly,
 Very truly yours,
 Yours very truly,
 Respectfully,
 Respectfully yours,

8.署名:必ず、直筆のサインを書いてください。

9.発信者名:発信者の氏名、必要に応じて役職・部署名を記載します。

10.同封書名:レターに同封する書類がある場合、同封書名を書いておくとよいでしょう。


ビジネスレターの例としては、こんな感じです。


Letter head.
1-1-1 Tokyo Tokyo-ku, Tokyo 110-0000 Japan

January 1, 2011

Dear Mr. Yamada:

Re: About Subject

Text ==============================================================
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Yours truly,

自筆によるフルネームのサイン

Hanako Sato

Enclosure:Document-name

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