今回は、ビジネスレターのフォーマットを覚えましょう。
かなり形が決まっているので、実は結構簡単だったりします
1. レターヘッド:発信元の情報を明記します。
一般的にレターヘッドのみ、センター(中央寄せ)で記載します。
内容としては,社名・住所・電話番号・Fax番号を記入します。
複数枚のレターとなる場合、2枚ページ以降のレターヘッド不要です。
2.日付:日付の無いレターは、無効となりますので、ご注意ください。
米国式:April 15, 2011 または、4/15/11 (月・日・年)
英国式:15 April 2011 または、 15/4/11 (日・月・年)
3.宛先:宛先は、任意ですが、誰に送ったのかを記録として残しておきましょう。
4.敬辞:初めの言葉となります。
米国式は最後にコロン(:)、英国式はコンマ(,)をつけます。
米国式:Dear Mr. Yamada:
英国式:Dear Ms. Sato,
5.件名:相手にわかりやすい、レターの目的がわかる件名を書きましょう。
大文字、ボールド、アンダーラインなど目立つようにすると良いでしょう。
6.本文
7.結辞(結びの言葉):下記の5文例が一般的です。
Yours truly,
Very truly yours,
Yours very truly,
Respectfully,
Respectfully yours,
8.署名:必ず、直筆のサインを書いてください。
9.発信者名:発信者の氏名、必要に応じて役職・部署名を記載します。
10.同封書名:レターに同封する書類がある場合、同封書名を書いておくとよいでしょう。
ビジネスレターの例としては、こんな感じです。
Letter head.
1-1-1 Tokyo Tokyo-ku, Tokyo 110-0000 Japan
January 1, 2011
Dear Mr. Yamada:
Re: About Subject
Text ==============================================================
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Yours truly,
自筆によるフルネームのサイン
Hanako Sato
Enclosure:Document-name